Offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen är en bärande grundtanke i vår svenska demokrati. Principen innebär att den som vill har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet. 

Alla ska fritt kunna bilda sig åsikter, påverka utövningen av offentlig makt och bevaka sina rättigheter och intressen.

Offentlighetsprincipen ger dig insyn i kommunens verksamhet. Enligt offentlighetsprincipen har du rätt att ta del av kommunala handlingar. Det kan till exempel vara protokoll, tjänsteutlåtanden eller skrivelser som skickats till eller från kommunen. På så sätt kan du följa och granska hur förtroendevalda och anställda i kommunen sköter kommunens verksamhet.  Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet, både inom statliga och  kommunala myndigheter samt hos kommunala bolag.

Varje nämnd hos kommunen är en egen myndighet.

I princip har alla rätt att ta del av sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar och som inte är hemliga. Det gäller både svenska medborgare och utlänningar, 

Vad är en allmän handling?

En handling innehåller information av något slag. Vanligen är en handling ett pappersdokument, till exempel ett brev, yttrande eller protokoll. Även e-post, video- eller bandupptagningar och information i datorer kan vara handlingar.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, oavsett om den har inkommit till myndigheten eller har upprättats av myndigheten.

De handlingar som inte räknas som allmänna är till exempel internt arbetsmaterial, minnesanteckningar och utkast till beslut. Skrivelser till förtroendevalda i deras egenskap av partiföreträdare eller till fackliga representanter som rör det fackliga arbetet på arbetsplatsen är inte heller allmänna handlingar.

Offentlighet och sekretess

En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd, det vill säga hemlig. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (hemliga) är offentliga. Det är dessa allmänna offentliga handlingar som man har rätt att ta del av. 

Allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar får i vissa fall hållas hemliga enligt särskilda bestämmelser om sekretess. Syftet med sekretessen kan vara att skydda enskilda människors privata förhållanden, till exempel inom socialtjänsten.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter i allmänna handlingar som kan omfattas av sekretess. Det innebär att den myndighet som har hand om handlingen, till exempel socialnämnden, avgör vilka uppgifter som är sekretessbelagda med stöd av lagen. Detta görs i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt", så kanske ändå inte innehållet omfattas av sekretess. Kommunen får inte hemlighålla handlingar om det inte finns stöd för detta i lagen.

Om en myndighet av någon anledning inte vill lämna ut en handling för att den är sekretessbelagd har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Myndigheten ska informera dig om hur du överklagar.

Var finns handlingarna?

Vill man ta del av en allmän handling vänder man sig till den myndighet (nämnd) som förvarar handlingen.

En myndighet måste enligt huvudregeln registrera eller ordna sina allmänna handlingar så att man lätt kan hitta det man söker. Nämndens registrator registrerar handlingarna i ett diarium. Själva diariet är också en allmän handling.

Handlingarna finns hos myndigheten så länge de är aktuella. Äldre handlingar kan ha lämnats till kommunarkivet.

Hur kan man ta del av handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker myndigheten. Men personalen har också rätt till en skälig tid för att ta fram handlingar. Om det inte är självklart att handlingen är allmän behöver man få viss tid till att bedöma detta. Likaså om myndigheten måste avgöra om uppgifterna i en handling omfattas av sekretess 

Får man ta med handlingarna hem?

Du läser handlingarna på plats och lämnar sedan tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Det finns en fastställd avgift för vad det kostar att kopiera handlingar. 

Om en handling finns hos myndigheten i elektronisk form kan du be att få handlingen via e-post. Kommunen har dock ingen skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.

Du får vara anonym

Du behöver normalt inte tala om vem du är eller varför du vill ta del av allmänna handlingar.  För att myndigheten ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och vad de ska användas till.

Om du inte får ta del av handlingen

Om myndigheten nekar dig att ta del av en handling kan du be om ett skriftligt beslut om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.
Om du tycker att utlämnandet av en handling tar för lång tid kan du klaga hos Justitieombudsmannen (JO).

Kom ihåg

Offentlighetsprincipen gäller även om du skickar ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Vart vänder man sig?

Vill du ta del av en handling eller ett ärende så kan du kontakta respektive nämnds registrator.

Om du inte känner till vilken nämnd som har hand om den handling du är intresserad av kan du alltid vända dig till kontaktcenter.